出纳工作中,经常遇到的差错种类很多,其主要表现在:记帐凭证汇总表不平,总分类帐不平,各明细分类帐户的余额之和不等于总分类帐有关帐户的余额;银行存款帐户调整后的余额与银行对帐单不符等。在实际工作中常见的记录错误主要有以下两种:
1.会计原理、原则运用错误。这种错误的出现是指在会计凭证的填制、会计科目的设置、会计核算形式的选用、会计处理程序的设计等会计核算的各个环节出现不符合会计原理、原则、准则规定的错误。例如,对规定的会计科目不设,不应设立的却乱设,导致资产、负债、所有者权益不真实;对现行财务制度规定的开支范围、标准执行不严等。
2.记帐错误。主要表现为漏记、重记、错记三种。错记又表现为错记了会计科目。错记了记帐方向,错用了记帐墨水(蓝黑墨水误用红水,或红水误用蓝黑墨水),错记了金额等。
3.计算错误。主要表现为运用计算公式错误;选择计算方法错误;选定计量单位错误等等。
常见会计错误种类详见下表
怎样查找错误
在日常的会计核算中,发生差错的现象时有发生。如果发现错误:一是要确认错误的金额;二是要确认错在借方还是贷方;三是根据产生差错的具体情况,分析可能产生差错的原因,采取相应的查找方法,便于缩短查找差错的时间,减少查账工作量。
查找错误的方法有很多,现将常用的几种方法介绍如下:
1.顺查法(亦称正查法)。顺查法是按照帐务处理的顺序,从原始凭证、帐簿、编制会计报表全部过程进行查找的一种方法。即首先检查记帐凭证是否正确,然后将记帐凭证、原始凭证同有关帐簿记录一笔一笔地进行核对,最后检查有关帐户的发生额和余额。这种检查方法,可以发现重记、漏记、错记科目、错记金额等。这种方法的优点是查的范围大,不易遗漏;缺点是工作量大,需要的时间比较长。所以在实际工作中,一般是在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法。
2.逆查法(亦称反查法)。这种方法与顺查法相反,是按照帐务处理的顺序,从会计报表、帐簿、原始凭证的过程进行查找的一种方法。即先检查各有关帐户的余额是否正确,然后将有关帐簿按照记录的顺序由后向前同有关记帐凭证或原始凭证进行逐笔核对,最后检查有关记帐凭证的填制是否正确。这种方法的优缺点与顺查法相同。所不同的,是根据实际工作的需要,对由于某种原因造成后期产生差错的可能性较大而采用的。
3.抽查法。抽查法是对整个帐簿记帐记录抽取其中某部分进行局部检查的一种方法。当出现差错时,可根据具体情况分段、重点查找。将某一部分帐簿记录同有关的记帐凭证或原始凭证进行核对。还可以根据差错发生的位数有针对性地查找。如果差错是角、分,只要查找元以下尾数即可;如果差错是整数的千位、万位,只需查找千位、万位数即可,其他的位数就不用逐项或逐笔地查找了。这种方法的优点是范围小,可以节省时间,减少工作量。
4.偶合法。偶合法是根据帐簿记录差错中经常遇见的规律,推测与差错有关的记录而进行查找的一种方法。这种方法主要适用于漏记、重记、错记的查找。
(l)漏记的查找。
① 总帐一方漏记。总帐一方漏记,在试算平衡时,借贷双方发生额不平衡,出现差错,在总帐与明细帐核对时,会发现某一总帐所属明细帐的借(或贷)方发生额合计数大于总帐的借(或贷)方发生额,也出现一个差额,这两个差额正好相等。而且在总帐与明细帐中有与这个差额相等的发生额,这说明总帐一方的借(或贷)漏记,借(或贷)方哪一方的数额小,漏记就在哪一方。
②明细帐一方漏记。明细帐一方漏记,在总帐与明细帐核对时可以发现。总帐已经试算平衡,但在进行总帐与明细帐核对时,发现某一总帐借(或贷)方发生额大于其所属各明细帐借(或贷)发生额之和,说明明细帐一方可能漏记,可对该明细帐的有关凭证进行查对。
③凭证漏记。如果整张的记帐凭证漏记,则没有明显的错误特征,只有通过顺查法或逆查法逐笔查找。
(2)重记的查找。
① 总帐一方重记。如果总帐一方重记,在试算平衡时,借贷双方发生额不平衡,出现差错;在总帐与明细帐核对时,会发现某一总帐所属明细帐的借(或贷)方发生额合计数小于该总帐的借(或贷)方发生额,也出现一个差额,这两个差额正好相等,而且在总帐与明细帐中有与这个差额相等的发生额记录,说明总帐借(或贷)方重记,借(或贷)方哪一方的数额大,重记就在哪一方。
②明细帐一方重记。如果明细帐一方重记,在总帐与明细帐核对时可以发现。总帐已经试算平衡,与明细帐核对时,某一总帐借(或贷)方发生额小于其所属明细帐借(或贷)方发生额之和,则可能是明细帐一方重记,可对与该明细帐有关的记帐凭证查对。
③如果整张的记帐凭证重记帐,则没有明显的错误特征,只能用顺查法或逆查法逐笔查找。


